Uitspreken beter dan e-mailen

26 september 2007 Opinie Publicaties

We kunnen niet meer zonder: internet. Het is een mooi middel om snel en effectief contacten te leggen en reclame te maken. En het aantal orders dat binnen komt via internet neemt gestaag toe.

Er is ook schaduwzijde.

Elke werkgever verliest werktijd van zijn medewerkers dat besteed wordt aan privé gebruik van de email. Maar er gebeurd meer. Zo staat vast dat een groot deel van onderlinge meningsverschillen loopt via de interne email. Voor 20% van de medewerkers heeft dat zelfs de voorkeur. Dat kunnen geschillen zijn over de uitvoering van het werk, bij wiens functie bepaalde taken horen of over verlof opnemen. Dat medewerkers onderling of met hun leidinggevende een meningsverschil hebben is geen ramp. Maar de toon kan gemakkelijk verharden.
Een goede voorspeller van een conflict is het betrekken van andere medewerkers bij het meningsverschil. Medewerkers die er niets mee te maken hebben, ontvangen dan email berichten van de twee wel betrokken medewerkers. Bij elke reactie wordt dan ”allen beantwoorden” ingedrukt en voor je het weet gaan ook de andere collega`s zich er mee bemoeien. De kans op escalatie wordt hierdoor aanmerkelijk vergroot. Prestige gaat dan immers een rol spelen.

Simpele regels

In de ondernemingscultuur moeten een paar afspraken krachtig verankerd zijn.
a. Ga nooit collega`s en andere medewerkers email toesturen welke niet aan henzelf – gelet op hun functie – gericht is.
b. Spreek meningsverschillen direct uit. Na één ronde email discussie moet het met dat middel afgelopen zijn. Pak de interne telefoonlijn en spreek het uit of ga een (kort) overleg plannen.
c. Geef als leidinggevende op dit punt het goede voorbeeld.

Recent onderzoek heeft bevestigd wat me met ons gezonde boerenverstand altijd al wisten: 55% van de conflicten wordt beslecht in een persoonlijk gesprek.
Hier wordt dus al gesproken over conflicten. Dat percentage zal ongetwijfeld nog hoger liggen als het nog slechts een zakelijk verschil van mening is.
In een face-to-face gesprek kunnen we elkaar blijkbaar nog steeds het beste begrijpen.

mr. Bert Tol, september 2007

Bureau Arbeidsrecht   038-4535025    [email protected]     www.berttol.nl